La semaine de 4 heures… Quel titre !

Si seulement… mais, ce serait sans compter cette impression de surcharge de travail, ces interruptions permanentes, ces sollicitations multiples et non maitrisées, surtout par email ! Ah…les mails, ils s’empilent et ajoutent parfois à la pression : qu’est-ce que je suis en train de louper comme information ou pire comme demande qui me serait adressée ? Et dès que je rentre dedans, voilà que je me prends à lire ou à répondre à des trucs de moindre importance comme s’il s’agissait de trucs importants, mais finalement qu’est-ce qui est vraiment important quand tout est important ou urgent ? Et puis il y a ces changements de priorités, soudains et parfois difficiles à comprendre et qui me prennent un temps fou. Et le classement en répertoires emboités à l’infini sur l’ordinateur ? Et ce fameux dossier ou email qui traite de trois choses différentes et importantes ? Il devrait apparaître dans trois répertoires différents… j’en fais deux copies ? Je le mets dans le répertoire le plus concerné et j’essaie de me souvenir qu’il est là pour les deux autres sujets ? C’est déjà complexe dans les faits, voilà que ça devient complexe aussi dans ma tête… Et ces réunions perte de temps ? Ces réunions qui s’éternisent et se multiplient. Si certaines font complètement sens et sont efficaces, c’est à dire sont aussi utile à l’équipe qu’à moi, la plupart sont suffisamment mal définie pour que les débats s’éternisent et les décisions soient à peine effleurées. Et puis il y a ces réunions que je n’ose pas refuser et au cours desquelles je n’ai pas de valeur ajoutée, en tout cas, pas en proportion du temps que cela me coûte…

Et si ?… Et si j’avais le temps de bien faire ce qui est important ? Et si les personnes ne me sollicitaient que quand je suis disponible pour les écouter ? Et si les réunions étaient courtes et portaient sur les décisions à prendre et qu’elles soient prises ? Et si je ne participais qu’aux réunions qui me concernent directement ?

Et si tout cela pouvait devenir possible parce que je décide maintenant de changer mon point de vue sur les contraintes qui sont les miennes ? Et si je me donnais la permission d’essayer de petits changements dans ma façon de travailler, pour voir ce que cela fait, plutôt que de tenter de trouver LA solution miracle qui résoudrait d’un coup toutes mes difficultés ? Et si j’identifiais clairement quelles sont les contraintes qui pourraient être des créations de ma part, basées sur des certitudes, et qui m’enfermeraient dans une bouteille à mouches inconfortable ? (lire les articles « Challenger nos certitudes » et « l’invention de la réalité »)

Si vous avez envie d’explorer ces possibilités (à ce stade c’est sans risque, il s’agit juste de rêver, d’imaginer) le livre : La Semaine de 4 heures: Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! de Timothy Ferriss est un excellent commencement !

Ce livre fourmille d’astuces d’efficacité et de remises en question de pratiques coûteuses en énergie, stress et fatigue. L’ouvrage de Tim Ferriss, basé sur son expérience personnelle, propose un changement de vie basé sur l’efficacité au travail en se débarrassant de ce qui nous entrave. Il s’adresse à ceux qui sont tentés par gagner en qualité de vie au travail comme (et surtout) en dehors du travail, illustré par l’histoire vécue de T.Ferriss.

L’approche développée par l’auteur consiste à prendre conscience que nous sommes responsables d’une bonne partie de ce qui nous arrive, par nos croyances et certitudes, mais notre « bouteille à mouches » ainsi créée et entretenue nous empêche de le voir et donc d’agir.

Sortir de cette bouteille à mouches consiste donc :

1. Prendre conscience de sa présence et de notre part de responsabilité
2. Identifier quelques certitudes que nous sommes prêts à challenger
3. Tester de petits changements, juste pour voir, pourvu qu’ils aient un effet bénéfique direct pour nous (et bien sûr dans le respect de l’éthique et de l’entreprise)

Voici, pour votre inspiration, quelques astuces que j’applique :

• Commencer la journée par la tâche la plus importante. Cela suppose de savoir ce qui est le plus important, cela demande de prendre du recul sur ce que je fais, pourquoi je le fais, ce que cela signifie pour moi et ce que je vais en retirer. En d’autres mots, cela suppose de connaitre le sens de ce que je fais en ce moment. Et aussi cela suppose de faire un choix : c’est agréable « d’avoir la main ». Je ne suis alors disponible pour personne, sauf en cas d’alarme incendie…
• Lorsque le plus important est fait, que cela me prenne cinq minutes certains matins ou deux à trois heures d’autres matins, je me connecte et consulte ma messagerie. Qu’est-ce que c’est agréable de consulter les demandes et autres informations lorsqu’on sait que le plus important de la journée est fait !
• J’organise systématiquement des réunions d’une demi-heure max,
• Je refuse (poliment) les réunions pour lesquelles je ne perçois pas clairement la valeur et demande à recevoir le compte-rendu,

Concernant la messagerie, j’utilise Outlook et voici quelques trucs qui me facilitent la vie depuis des années :

• J’utilise une règle pour mettre dans un répertoire à part les mails où je suis « en copie » . Ainsi, dans ma boite de réception, il n’y a plus que les emails qui me sont directement adressés (que je sois l’unique destinataire ou non): du coup il y a moins d’emails à consulter ! C’est déjà un point agréable. A l’origine de cette décision, l’hypothèse (maintenant vérifiée depuis plusieurs années) est que lorsque je suis en copie d’un email, je n’y suis que pour information et il ne s’agit donc pas d’une demande spécifique qui m’est adressée, donc leur lecture passera après les emails qui me sont directement adressés. Quand j’ai le temps, j’ouvre le répertoire Outlook des emails « en copie », je survole les titres et consulte uniquement ceux qui semblent concerner directement ce que je suis en train de faire. Quand j’ai vraiment le temps, je lis les emails en copie.
• mettre les emails volumineux sur le disque dur : j’en avais assez d’avoir ma messagerie saturée par les emails parfois volumineux que je reçois (du genre énorme présentation PowerPoint). Par une règle Outlook, tous les emails dont la taille dépasse 1 méga-octet sont directement stockés sur mon disque dur dans un répertoire qui s’appelle « Gros Machins », libérant ainsi l’espace sur mon compte Outlook, et en même temps, un avertissement s’inscrit sur mon écran pour me dire qu’ un « gros machin » est arrivé.

• La fin de l’arborescence infinie des dossiers multiples : j’en ai eu marre de créer des dossiers pout classer mes trucs sur mon ordinateur. La structure des dossiers nécessaire dépend du moment, du contexte et de ce qu’on a besoin. Résultat : si je veux retrouver efficacement un email ou une pièce jointe, il me fallait connaître presque par cœur la structure d’archivage et j’ai autre chose à faire de ma mémoire ! Alors depuis deux ans, j’utilise Mailstore home (voir leur site ici). Un logiciel gratuit qui me permet de mettre en vrac tous mes emails dans un seul répertoire et qui les archive avec une grande efficacité. Non seulement il est très rapide, il permet toutes formes de recherche par mots-clés, mais il permet aussi d’enregistrer des combinaisons de mots-clés sous forme de requêtes : ce sont alors des dossiers dynamiques, toujours à jour. La seule contrainte devient : basculer les contenus de ma boite mail dans le répertoire annuel sur mon disque dur et lancer l’archivage : ceci me prend 5 minutes chaque semaine. 5 min par semaine pour avoir des dossiers toujours à jour, ça me convient.

Au final, j’utilise le temps gagné par exemple pour rencontrer informellement des personnes (c’est fou le nombre de réunions que cela me fait économiser), me détendre ou encore faire de la veille sur internet sur mes thèmes favoris avec stockage sur Evernote (voir leur site ici) pour mémoire ou consultation différée.

Je ne sais plus qui a écrit cette phrase (un moine bouddhiste indien)que j’aime beaucoup : « Nous sommes prisonniers de ce que nous refusons, mais nous sommes libérés par ce que nous acceptons ».

Je vous laisse réfléchir là-dessus comme dirait Gustave Parking. 😉

Chevaucher son tigre

Ou comment résoudre des problèmes compliqués avec des solutions simples.
La résolution des problèmes est en général, pour le manager et son équipe, l’activité à la fois parasite et principale à la bonne conduite de son activité fondamentale.
Si l’activité fondamentale de l’équipe est la production de pièces détachées, de voitures ou de plats dans un restaurant, alors résoudre les problèmes qui se présentent régulièrement est l’activité indispensable pour maintenir la performance et atteindre les objectifs.

Comme le disent certains : « s’il n’y avait pas de problèmes, on n’aurait pas besoin de nous… », une façon assez paradoxale d’exprimer le rôle de chacun : ce n’est pas l’activité fondamentale elle-même qui importe, mais le fait d’empêcher les difficultés de perturber cette même activité. Comme s’il y avait une relation linéaire entre les problèmes qui viennent gêner voire empêcher la production et la production elle-même qui subit les effets néfastes des problèmes.

Résoudre les problèmes de façon rapide et définitive est une activité à part entière de l’entreprise. Il y a des approches méthodologiques pour cela.

Elles sont standardisées pour la plupart et présentent souvent un aspect linéaire : je décris le problème puis je cherche les causes du problème puis j’élimine les causes puis je place le processus sous contrôle et enfin je m’assure que les causes ne réapparaissent pas.

Cette standardisation, qui vise l’efficacité de la mise en œuvre de la méthode, peut constituer à terme une « bouteille à mouches », c’est à dire un système de certitudes qui devient contraignant, car il limite les possibilités de réflexion et de changement.

Par exemple, le principe que tout problème doive provenir d’une cause dite « racine » (la root-cause) est largement répandu : dans l’industrie, dans la médecine, dans la psychanalyse, etc. pour ne citer que ces domaines là. L’application à la lettre de ce principe peut conduire à considérer de façon dogmatique que « résoudre un problème revient à identifier et éliminer la cause-racine », ce qui est faux :

1. il existe des solutions dites « symptomatiques » qui consistent à éliminer les conséquences d’un problème, sans pour autant éliminer la cause : par exemple, les lunettes de vue pour les personnes prenant de l’âge…
2. le problème peut être généré par l’activité elle-même : éliminer la cause revient à éliminer l’activité (ce qui peut être effectivement une solution !) : la relation entre problème et activité n’est pas linéaire mais circulaire. Par exemple, une machine porte en elle-même les problèmes qui peuvent apparaître, la notion de fiabilité, d’amélioration continue ou d’amélioration par rupture constituent alors les solutions. (Lire article sur changements 1 et changements 2). Comme dit Gustave Parking : « Le mariage c’est résoudre à deux des problèmes qu’on aurait jamais eu tout seul… », je vous laisse réfléchir là-dessus.
3. dans certains cas, le problème vient de solutions mises en place auparavant : voir l’article sur le changement.

Giorgio Nardone, avec Chevaucher son tigre : L’art du stratagème ou comment résoudre des problèmes compliqués avec des solutions simples, paru aux éditions Seuil en 2008, apporte des éclairages nouveaux en réveillant des savoirs anciens : l’art de la Métis (la ruse) de la Grèce antique, l’art de la guerre de la Chine antique et l’art de la rhétorique, des Sophistes à Pascal.

L’intérêt pour moi de ce livre est d’ouvrir d’autres perspectives qui sont autant de possibilités de regarder différemment la résolution d’un problème, qu’il soit relationnel ou technique. Ce livre fait travailler l’imagination.

De plus, Nardone présente un certain nombre de « stratagèmes » concrets bien que paradoxaux qu’il appelle les « stratagèmes essentiels ».

Par exemple : « Pour redresser une chose, il faut apprendre à la tordre d’avantage ». J’ai eu l’occasion d’utiliser ce stratagème depuis longtemps avec mes équipes : nous avions établi, pour tout nouveau projet, une séance de « kill the project » qui visait à trouver toutes les façons de faire pour que le projet ne réussisse pas, ce qui nous donnait en regard tout ce qu’il s’agissait d’éviter. C’est une approche très puissante, tant pour le projet que pour l’équipe qui prend conscience du pouvoir qu’elle a à échouer et donc en miroir, à réussir !

Récemment, à l’occasion d’une discussion avec un manager qui se trouvait face à un problème de changement qu’il souhaitait faire amorcer à son équipe. Ce manager me demandait ce que j’en pensais et comment aborder ce problème. Je lui posai quelques questions, et notamment : « qu’est-ce qu’il suffirait que tu dises pour planter ton projet ? » J’ai vu son visage s’éclairer et lorsque je l’ai revu quelques jours après, ce manager m’a dit que cette question avait été pour lui « à la fois motivante et porteuse d’une ‘vraie’ réflexion ».

Il y a beaucoup d’autres stratagèmes présentés, certains m’inspirent, d’autres non… pour le moment !

Et vous ?